Atuando sobre os componentes do custo

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Atuando sobre os componentes do custo

Os problemas começam no tamanho das faturas que chegam das operadoras. Um conjunto complexo de informações, de difícil conferência, e que, em muitos casos, deixa dúvidas quanto a sua veracidade. A maioria das empresas faz a verificação superficial ou por amostragem do conteúdo dessas faturas.

Em função dessa complexidade, o processo de faturamento realizado pelas operadoras está sujeito a ocorrência de erros de difícil detecção. É preciso entender a fundo como se dá a bilhetagem, e até refazer o faturamento, para conseguir encontrar as incorreções, que podem ser de naturezas diversas.

Por outro lado, o controle dos ativos da maioria das empresas – os canais de voz e dados, as centrais de PBX, os aparelhos de telefonias fixa e móvel – acontece somente sob o enfoque patrimonial. Os registros desses ativos permanecem descentralizados; a desativação de linhas e ramais e também eventuais cancelamentos de contratos com as prestadoras acontecem de forma desordenada, sem nenhum controle rígido, dificultando a rastreabilidade certeira.

Os acordos com as operadoras são outro ponto frágil no processo. Embora o gestor se esforce para conseguir melhores tarifas durante as negociações dos contratos, quando chegam as faturas nota-se que a diminuição dos gastos ficou aquém da esperada. A falta de conhecimento do gestor das reais necessidades de seus usuários impossibilita que ele consiga melhores vantagens nesses contratos com as prestadoras.

E por falar em usuários, sem conhecer e entender verdadeiramente seu perfil de utilização e suas necessidades, o gestor fica impossibilitado de sugerir e incentivar a adoção de um comportamento eficaz e racional para o uso de todos os recursos disponíveis.

O efetivo controle sobre todos esses componentes do custo deve acontecer de forma integrada, tendo em mente uma gestão contínua, proativa e cumulativa.